À l’ère du numérique, de nombreux consommateurs utilisent les médias sociaux ou les sites web des entreprises pour les contacter. Cependant, il est essentiel de noter que les services de secrétariat téléphonique restent un moyen de communication essentiel entre les entreprises et leurs clients ou prospects. Cependant, il est crucial de noter que la gestion de la permanence téléphonique est une opération qui prend du temps et qui est contraignante, c’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de l’externaliser. Mais quels sont les principaux avantages de confier le secrétariat téléphonique d’une entreprise à un prestataire extérieur ?

Externaliser le secrétariat téléphonique pour un gain de temps important

Le recrutement d’un ou plusieurs personnels pour assurer la permanence téléphonique entraîne des efforts et des dépenses financières importantes pour une entreprise. Il s’agit notamment d’investissements dans le recrutement, la gestion, la formation, le contrôle, la rémunération et l’organisation. Ces processus nécessitent à la fois du temps et des efforts.

En demandant aux employés actuels de répondre au téléphone, vous leur confiez une responsabilité qui n’est pas la leur. De plus, cette stratégie tend à minimiser l’importance du poste d’opérateur téléphonique, qui nécessite une expertise particulière.

Une entreprise gagne du temps et, surtout, ne perd plus de temps en externalisant son secrétariat téléphonique. Elle emploie des personnes compétentes et rapidement opérationnelles, notamment des télésecrétaires, qui peuvent accepter, filtrer et traiter tous les appels téléphoniques de l’entreprise.

Le fournisseur de services de télé-secrétariat couvre non seulement le service fourni, mais aussi tous les éléments d’administration et de surveillance des téléopérateurs. Ces nombreuses contraintes étant levées, l’homme d’affaires et son personnel peuvent se concentrer sur leur activité principale.

Une alternative peu coûteuse

Le volet financier est une raison cruciale dans la décision de l’organisation à adopter pour une entreprise qui souhaite mettre en place une hotline. En effet, l’embauche de personnes dédiées à la réponse aux appels téléphoniques entrants est coûteuse pour l’entreprise : salaire, heures supplémentaires, charges patronales, congés payés, achat de matériel, mobilier… Les coûts peuvent être assez importants.

Si l’entreprise choisit de confier son secrétariat téléphonique à un prestataire spécialisé et à des télésecrétaires, elle pourra faire des économies. Elle couvrira le coût d’un service clé en main.

En effet, le tarif est souvent dégressif et proportionnel à la quantité d’appels traités. Cela est avantageux pour les entreprises dont l’activité principale est le traitement d’un énorme volume d’appels. La sous-traitance de la permanence téléphonique peut également être plus rentable que l’embauche d’une personne dédiée pour les particuliers qui reçoivent peu d’appels téléphoniques.

Un service qui garantit une augmentation de la qualité et de la flexibilité

Le réceptionniste téléphonique est souvent le premier point de contact d’une entreprise avec un client ou un partenaire potentiel. Afin d’établir une bonne impression, qu’il s’agisse d’image ou de relations commerciales, le traitement des appels entrants doit être effectué avec soin.

L’externalisation de la permanence téléphonique est une méthode qui permet à l’organisation d’assurer un accueil téléphonique de qualité. En effet, les opérateurs téléphoniques sont des experts de l’écoute et maîtrisent les mots et l’attitude appropriés dans de nombreux scénarios. De plus, ils comprennent comment s’adapter aux activités et à la taille de l’entreprise cliente.

En outre, le prestataire de services de permanence téléphonique assure la continuité du service aux jours, heures et conditions spécifiés dans le contrat. Par conséquent, l’employeur n’aura pas à faire face à des événements imprévus comme des vacances ou la démission de la personne chargée du secrétariat téléphonique.

Points à surveiller lors de l’externalisation

La décision d’externaliser le service secrétariat téléphonique de votre entreprise ne doit pas être prise à la légère ; il est essentiel de travailler avec un prestataire réputé sous peine de perdre une partie importante de vos clients potentiels.

En effet, les appels reçus par les internautes qui visitent votre site web constituent le premier point de contact entre votre entreprise et le prospect ; il est donc essentiel d’avoir un interlocuteur sérieux qui connaît votre organisation et les produits que vous proposez.

Vous devez également prendre le temps d’expliquer correctement la stratégie de discours que l’interlocuteur va mener.

Un autre facteur essentiel est de s’assurer que le prestataire de services que vous choisissez :

  • Il est présent dans les lieux géographiques où vous souhaitez intervenir (notamment si vous souhaitez travailler à l’étranger).
  • Il peut recommander des interlocuteurs compétents pour converser avec des clients étrangers,
  • Il peut offrir des services de secrétariat téléphonique dans les plages horaires appropriées.